Opettaja valvoo Zoomissa ja Teamsissä, koneellinen valvonta Proctoriossa
Laurean verkko-opetuksessa on käytössä Zoom- ja Teams-järjestelmät, joihin opiskelija kirjautuu omilla opiskelijatunnuksillaan. Arvioitavan suorituksen yhteydessä opintojakson opettaja voi pyytää opiskelijaa avaamaan videokameransa tai tallentamaan pyydetyn kuvan suorituksesta ja valvoa näin, että opiskelija suorittaa opintonsa verkossa asianmukaisesti. Valvontamenetelmiä käytetään erillisten ohjeiden mukaisesti ja vain sellaisten arvioitavien suoritusten yhteydessä, joissa on tarve tunnistaa opiskelija videoyhteyden avulla. Opiskelijan vastuulla on se, että kuvassa ei näy mitään yksityiselämän piiriin kuuluvia asioita.
Laureassa on otettu käyttöön myös Proctorio-tenttijärjestelmä, joka valvoo opiskelijan suoritusta ilman opettajan läsnäoloa. Koneellinen analyysi nostaa esiin opiskelijan käyttäytymisen perusteella potentiaaliset vilpin yritykset ja muut epäilyttävät tilanteet, jotka opettaja käy jälkikäteen läpi manuaalisesti. Tämän jälkeen opettaja päättää, ryhdytäänkö vilppiepäilyn vuoksi jatkotoimenpiteisiin.
Järjestelmien avulla voidaan vahvistaa opiskelijan henkilöllisyys myös siten, että opiskelija tarvittaessa tallentaa tai näyttää kuvan henkilöllisyystodistuksestaan ennen tentin alkua. Henkilökorttia ei saa pyytää näyttämään videoyhteydessä, jossa on muita opiskelijoita läsnä, eikä henkilökorttikuvaa saa tallentaa järjestelmään tarpeettomasti.
Jokaiselle henkilötiedolle on tarve
Verkossa suoritettavien opintojen valvontaa ei ole mahdollista toteuttaa ilman, että opiskelijoista kerätään henkilötietoja. Verkko-opetuksen valvonnassa käsitellään opiskelijoista seuraavia henkilötietoja:
- Opiskelijan kirjautumistiedot
- Opiskelijan video- ja äänitallenteet
- Opiskelijan tentti tai muu suoritus
- Tarvittaessa kuva opiskelijan henkilöllisyystodistuksesta (vain erikseen määritellyissä kahdenkeskisissä tilanteissa)
Lisäksi tenttijärjestelmä Proctorio analysoi seuraavia henkilötietoja:
- Tallenteet tenttiin osallistuvan opiskelijan tietokoneen työpöydästä
- Opiskelijan käyttäytyminen (esimerkiksi tietokoneen käyttö ja pään liikkeet)
- Muut mahdolliset tallenteet tenttiin osallistuvan opiskelijan toiminnoista
Verkkotenttien suunnittelun yhteydessä on käyty läpi keinoja, joilla tenttejä voitaisiin valvoa siten että opiskelijan yksityisyyteen puututtaisiin mahdollisimman vähän ja että henkilötietojen käsittely olisi mahdollisimman rajattua.
Näitä keinoja ovat seuraavat:
- Tenttien valvominen pistokoemaisesti. Valvonta ei kuitenkaan tuolloin kohdistu kaikkiin opiskelijoihin, jolloin valvonta ei ole luotettavaa. Pistokoemainen valvonta vie myös huomattavasti resursseja yksittäiseltä opettajalta, jos osallistujia on kymmeniä tai enemmän.
- Henkilöllisyystodistusten näyttämättä jättäminen silloin, kun opettaja pystyy tunnistamaan valvottuun suoritukseen osallistuvat henkilöt muilla tavoin (esimerkiksi aiempien suoritusten perusteella). Ei ole kuitenkaan todennäköistä, että opettaja tuntee kaikkia opiskelijoita, minkä vuoksi henkilöllisyyden todistamisesta henkilöllisyystodistuksella ei ole mahdollista luopua täysin.
Tarkoituksena sujuva opiskelu, tasavertainen kohtelu ja vilppien ehkäiseminen
Opiskelijoiden näkökulmasta verkko-opetuksen valvonta mahdollistaa opiskelijoiden opintojen sujuvan etenemisen mahdollisista poikkeustilanteista huolimatta, lähi- ja verkko-opintoja suorittavien opiskelijoiden tasavertaisen valvonnan ja kohtelun sekä vilppiepäilyjen minimoimisen. Jos opintosuoritusta ei valvottaisi, on Laureassa tunnistettu merkittävä riski vilppiin syyllistymiselle. Tenttivilppiin syyllistyminen on vakava teko, jonka seurauksena voi olla opintojakson hylkääminen tai erityisen törkeissä tapauksissa opiskelijan erottaminen Laureasta jopa vuoden määräajaksi (Laurea-ammattikorkeakoulun ohje vilpillisen toiminnanennaltaehkäisyyn ja vilppiepäilyn käsittelyyn 2020). Valvonta parantaa opiskelijoiden oikeusturvaa myös vilppiepäilytapauksissa, sillä tällöin osapuolilla on käsillä selkeät tallenteet tilanteesta.
Verkko-opetuksen valvonnan yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käytetään näin ollen:
- Opintosuoritukseen tai tenttiin osallistuvan opiskelijan tunnistamiseen, jotta voidaan varmistua, että opiskelijalla on oikeus osallistua opintosuoritukseen tai suorittaa tentti
- Tentin valvontaan ja ehkäisemään vilpillistä toimintaa
- Opiskelijan suoritusten arviointiin
- Edistämään opiskelijan opintoja mahdollistamalla opetus ja tentit verkon välityksellä
- Turvaamaan opiskelijan oikeusturva mahdollisissa väärinkäyttöepäilyissä
Henkilötietojen käsittely on lainmukaista
Henkilötietojen käsittely edellyttää aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Henkilötietoja käsitellään Laurean oikeutetun edun perusteella. Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn verkko-opetuksessa on olemassa laillinen, tärkeä ja perusteltu syy, eikä käsittelystä aiheudu opiskelijoille sellaista haittaa, että opiskelijoiden oikeudet ja vapaudet syrjäyttäisivät Laurean oikeutetun edun. Hyväksyessään käyttöehdot, opiskelijat sitoutuvat siihen, että heidän tietojaan voidaan valvoa verkko-opetuksessa.
Kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä. Rekisteröidyn käyttäessä vastustamisoikeuttaan (GDPR art. 21), rekisteröidyn henkilötietoja ei saa lähtökohtaisesti käsitellä verkko-opetuksen valvontatarkoituksiin ja Laurea tiedostaa, että käsittelylle ei ole olemassa huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka tässä tapauksessa syrjäyttäisi rekisteröidyn edut ja oikeudet.
Opiskelijan tulee kuitenkin huomioida, että jos hän haluaa käyttää vastustamisoikeuttaan ennen kuin hänen suorituksensa asianmukaisuus on tarkastettu, tentti jätetään vastustamisoikeuden käytön jälkeen arvioimatta. Henkilötietoja voidaan kuitenkin vastustamisoikeudesta huolimatta käsitellä, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kaikki henkilötiedot pysyvät turvassa
Laurea käsittelee opiskelijoista vain valvonnan kannalta tarpeellisia tietoja. Vaikka valvonta onkin jokseenkin laajamittaista, se on hyvin rajattua. Tietoja säilytetään vain rajatun ajan niin kauan kuin tiedot ovat tarpeellisia tenttisuorituksen asianmukaisuuden osoittamiseksi. Tämänhetkinen säilytysaika on enintään 6 kuukautta opintosuorituksesta.
Valvontatietoa ei jatkokäytetä muihin käyttötarkoituksiin eikä niitä yhdistellä muissa yhteyksissä opiskelijoista kerättyihin tietoihin. Henkilötietoja ei myöskään luovuteta Laurean ulkopuoliselle taholle, ja verkko-opetuksessa käytettävillä järjestelmillä ei ole suoraa pääsyä palvelimillaan salattuna säilytettäviin opiskelijoiden henkilötietoihin.
Verkko-opetukseen liittyviä riskejä on arvioitu ja niihin on määritelty riskien mukaisia kontrollitoimenpiteitä, jotka toimivat tietosuojan lisätakeena ja vähentävät käsittelyn potentiaalisia negatiivisia vaikutuksia. Toimenpiteinä ovat muun muassa henkilötietojen käsittelijöiden sopimusten läpikäynti, käyttäjien ohjeistus ja tiedottaminen sekä automaattisen päätöksenteon estäminen. Kaikkien Laureassa käytettävien järjestelmien on noudatettava Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojalainsäädäntöä. Henkilöstö on sitoutunut noudattamaan kaikessa verkko-opetukseen liittyvässä toiminnassa Laurea-ammattikorkeakoulun tietoturva- ja tietosuojaohjeita.
Laurea huolehtii, että opiskelijoiden henkilötietojen käsittely on aina asianmukaista ja suunnitelmallista, eikä se johda opiskelijoiden kannalta kohtuuttomiin lopputuloksiin. Verkko-opetuksessa tapahtuva henkilötietojen käsittely on opiskelijoille läpinäkyvää, ja opiskelijoille on laadittu kattavat tiedotteet ja ohjeistukset siitä, miten eri alustoja käytetään ja millaista henkilötietojen käsittelyä niihin liittyy. Rekisterinpitäjän dokumentaatio- ja osoitusvelvollisuuden mukainen verkko-opetuksen valvonnan oikeutetun edun tasapainotesti on saatavilla Laurean tietosuojavastaavalta.
Mahdollisia vilppiepäilyjä koskevassa prosessissa on huomioitu opiskelijoiden oikeusturva ja muutoksenhakumahdollisuudet (ks. Laurean tutkintosäännön 22 §). Lisäksi rekisteröidylle tarjotaan aina mahdollisuus käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan.