Espoon kaupungin digitaalista talousohjausta kehitettiin palvelumuotoilun keinoin

Espoon kaupungin tavoitteena oli saada Talouspalveluiden henkilöstölleen näkökulmia ja menetelmiä oman työnsä kehittämisen tueksi sekä kasvattaa henkilöstön osaamista kohti asiantuntijuutta. Laurea-ammattikorkeakoulu järjesti Espoon kaupungin tarpeisiin Digitaalisen talousohjauksen kehittäminen palvelumuotoilun keinoin –koulutuksen.  

- Pyrimme tarjoamaan koulutuksen osallistujille valmiuksia olla vastuullisina toimijoina muutoksessa virkamiesmäisestä julkisesta hallinnosta asiantuntijakeskeiseksi organisaatioksi, kertoo yksi kouluttajista, Laurea-ammattikorkeakoulun talouden lehtori Lauri Larjavaara.

Koulutuksessa kehitettiin palvelumuotoilun keinoin KPI-mittareita, joiden tarkoituksena on auttaa johtoa ja työntekijöitä Espoon talouspalvelujen ja yleisemminkin kaupungin talouden toiminnan seurannassa. Digitaalisuus oli koulutuksen keskiössä, johon myös Espoon oma uudistettu strategia vahvasti tukeutuu.

- Koimme tärkeäksi myös sen, että osallistujat pääsevät oppimaan ja opiskelemaan ammattikorkeakoulun tarjoamassa oppimisympäristössä, jolloin kehittämismyönteinen ja jatkuvaan parantamiseen tähtäävä tapa toimia vahvistuu, toteaa Espoon kaupungin Talouspalveluiden palvelupäällikkö Hanna Salmijärvi. 

Koulutuksen sisällöt koostuivat kolmesta pääteemasta: Mittaaminen & ennustaminen, Raportointi digitaalisessa murroksessa sekä Talouden johtaminen & yrityskulttuuri. 

Mittaaminen ja ennustaminen -teeman tavoitteena oli selvittää, mikä talouspalvelujen toiminnassa on järkevää mitata, kuinka KPI-mittarit määritellään ja miten mittareita tulkitaan. Raportointi digitaalisessa murroksessa –teeman tavoitteena oli oppia datan visualisointia. Talouden johtaminen ja yrityskulttuuri –teemassa opittiin puolestaan kohdentamaan talouden luvut henkilöstölle myyvään muotoon ja ymmärtämään, miksi lukuja seurataan. 

Kehittämistehtävissä etsittiin digitaalisia ratkaisuja

Koulutuksen kehitysmenetelminä käytettiin palvelumuotoilua, muutosjohtamisen työkaluja sekä fasilitointia ja yhteiskehittämistä. Koulutukseen kuului yhteensä kolme lähiopetuspäivää. Lähipäivien lisäksi koronakevään aikana järjestettiin kaksi koulutuspäivää Zoomissa, jolloin päästiin kokeilemaan myös virtuaalisia yhteiskehittämisen työkaluja, kuten Muralia Zoomin ryhmähuoneissa.

- Otimmekin kollegani kanssa Muralin käyttöön heti seuraavassa kuukausipalaverissa jo samalla viikolla. Halusimme ratkaista ajankohtaisen ongelman siten, että tiimiläiset itse ryhmissä miettivät ratkaisua ja työkaluna meillä toimi Mural. Yhteiskehittäminen tuotti tulosta ja löysimme ratkaisun, joka todella otetaan käyttöön, kommentoi eräs kurssilaisista.

Koulutuksen osallistujat jaettiin viiteen eri ryhmään, joissa jokaisessa tarkasteltiin yhtä taloushallinnon prosessia ja kehitettiin siihen KPI-mittari. Jokaiseen koulutuspäivään sisältyi asiantuntijaluento sekä tiimeille annettujen kehitystehtävien läpikäyntiä. Ryhmissä kehitettävät Talouspalveluiden prosessit käsittelivät muun muassa asiakaspalvelua, kvartaaleittain tehtävää tilinpäätöstä, tilausten vastaanottoa ja myyntilaskuja.  Jokaiseen kuvattuun prosessiin liittyi vahvasti digitaalisten ratkaisujen etsiminen, toisin sanoen seurannan toteuttaminen jatkossa automaattisesti tai vahvasti tietoteknisin ratkaisuin tuetuksi. 

- Ryhmässä tekeminen oli antoisaa. Neljän hengen ryhmäämme kuului ihmisiä eri vastuualueilta, jolloin saimme paljon eri näkökulmia ja -kantoja asioihin, toteaa Espoon kaupungin henkilöstöassistentti/taloussihteeri Tanja Åberg. 

- Meillä on tällä hetkellä paljon prosesseja, joita käydään läpi ja mietitään prosessien kulkua. Mikä on järkevää toteuttaa ja mikä ei, mikä palvelee ja mikä on kustannustehokasta. Prosessien läpikäynnissä palvelumuotoilu on hyvä tapa pohtia mahdollisia pullonkauloja yhdessä, Åberg jatkaa. 

Espoon Talouspalveluissa alkoi viime vuoden puolella asiakaspalvelun kehittämisprojekti, johon yksi ryhmä päätti tehtävässään keskittyä. Ryhmässä pohdittiin, miten saataisiin palveltua asiakkaita paremmin ja mietittiin KPI-mittaria resursointiin ja kustannuksiin liittyen.

- Koulutuksen isoin anti oli konkreettinen ja käyttökelpoinen KPI-mittari, jonka kehitimme asiakaspalvelun kehittämiseksi. Mittarin tueksi teimme asiakaskyselyn sekä esimiehille että työntekijöille, kertoo Espoon kaupungin Talouspalveluiden kehittämispäällikkö Jouko Laitinen. 

- Saimme erittäin hyvää palautetta kehittämisprojektistamme. Osasimme katsoa asiaa näkökulmasta, josta kukaan ei tähän mennessä ollut edes ajatellut, että sitä voisi tarkastella, pohtii Åberg. 

Koulutuksen oppeja hyödynnetään operatiivisen toiminnan kehittämisessä

Koulutuspäivien lisäksi jokainen osallistuja reflektoi kokemuksiaan oppimispäiväkirjassa. Kurssin päättyessä toukokuussa koulutuksen osallistujat jakoivat blogikirjoituksia talouspalvelujen Teamsissa sekä pitchasivat KPI-mittareita Talouden Pulssissa.

Hanna Salmijärven mukaan Espoon kaupungilla Talouspalveluissa tullaan hyödyntämään koulutuksen oppeja operatiivisen toiminnan kehittämisessä.  

- Meillä on käynnistymässä Johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmäkokonaisuuden uudistava projekti, joka on kokoluokaltaan suuri. Koulutuksen avulla olemme orientoituneet projektimaiseen työskentelyyn ja saaneet näkemystä siihen, millaisia tulevaisuudenkuvia taloushallinnon parissa on meneillään, Salmijärvi kertoo. 

Koulutuksen osallistujien palautteiden perusteella erityisesti opit palvelumuotoilusta sekä asiakasnäkökulmasta ovat vahvistuneet. Koulutus on koettu myös hyväksi näköalapaikaksi taloushallinnon työn muuttumisen suhteen.  Koulutus toteutettiin yhteistyössä Talouspalvelujen johtoryhmän kanssa, jolloin koulutuksessa saatiin hyödynnettyä molempien organisaatioiden osaamista ja näkemystä.

- Osallistujat pitivät myös koulutuksen opiskelutavasta, jossa toteutettiin opintoja moduulien avulla sekä ryhmissä. Näin heidän fasilitointi, vuorovaikutus sekä yhteistyö- sekä verkostoitumistaidot ovat vahvistuneet, Salmijärvi iloitsee. 

- Suosittelen koulutusta kaikille, joilla on selkeä tarve kehittää KPI-mittareita ja saada näkymää mahdollisiin pullonkauloihin, toteaa koulutukseen osallistunut Laitinen lopuksi. 

Kouluttajina toimivat Laurean liiketalouden lehtorit Lauri Larjavaara, Päivi Harmoinen ja Päivi Williams. Lisäksi muutosjohtamisen kouluttajana toimi opettajaopintoja suorittava Carita Hällsten ja fasilitoinnin asiantuntijana ylemmän ammattikorkeakoulun opiskelija Jaakko Hannula.

Olisiko organisaationne kiinnostunut koulutuksesta, joka aidosti kehittää toimintaanne? Ota yhteyttä ja suunnitellaan koulutus tarpeisiinne!

Laurea Events

events@laurea.fi

040 660 5825/ 040 631 5014