YAMK-opinnäyte: Opintokävely ja kanvaasit koulutusorganisaation kehittämistyökaluina

Laurean Kosmetiikka-asiantuntijuuden kehittäminen ja johtaminen -YAMK-koulutuksen opiskelija Kirsi Jämsän kehittämistyössä selvitettiin erään suomalaisen toisen asteen koulutusta järjestävän koulutusorganisaation henkilökohtaistamisen prosesseja sekä opiskelijoiden kokemuksia niistä. Ydinteemana kehittämistyössä oli opiskelijalähtöisyys.

Kehittämistyössä käytettiin leanin ja muotoiluajattelun menetelmiä, koska niiden perusajatukset lähtevät asiakaslähtöisyydestä, joka tässä työssä sovellettiin opiskelijalähtöisyydeksi. Lean ja muotoiluajattelu haluttiin laittaa vuoropuheluun ja synteesiin, jotta saatiin luotua uusia menetelmiä ja toimintatapoja, jotka soveltuvat koulutusorganisaation tarpeisiin. Lean valittiin, koska sen ideologiat mahdollistavat kehittämismenetelmät, joissa tavoitteena on työn sujuvampi eteneminen sekä tehokkuus. Leanin perusajatuksena on etsiä tapoja järjestää työ siten, että se on mahdollisimman tehokasta ja hyödyttää asiakasta mahdollisimman hyvin. Muotoiluajattelu valittiin leanin pariksi, koska sen perusajatuksia on asiakaslähtöisyys ja asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen. Myös muotoiluajattelun kehittämissykli sopii hyvin kehittämistyön menetelmiin.

Kehittämistyössä käytettiin tiedonkeruumenetelminä havainnointia, dokumenttianalyysia, teemahaastattelua sekä opintokävelyä. Opintokävely kehitettiin leanin Gemba-kävelyn sekä muotoiluajattelun asiakaspolun pohjalta. Tämä tapa valittiin tiedonkeruutavaksi, koska halutiin saada rehellistä ymmärrystä opiskelijan polusta. Opintokävelyssä seurattiin opiskelijan polkua ja tarkkailtiin hänen tekemiään toimenpiteitä opintopolun eri vaiheissa. Opiskelijoita ja heidän toimiaan havainnoitiin ja heiltä kyseltiin tarkentavia sekä selventäviä kysymyksiä. Havainnoijan on tärkeää säilyttää kohtelias ja opiskelijoita kunnioittava asenne sekä avoin ja ennakkoasenteista vapaa mieli. Opintokävelyssä ei ole tarkoituksenmukaista seurata yhtä ainoaa opiskelijaa, koska se veisi aikaa arviolta kolme vuotta. On järkevämpää, tarkoituksenmukaisempaa ja taloudellisempaa seurata eri opiskelijoita opintopolun eri vaiheissa ja yhdistää havainnot yhteen opiskelijan polkuun.

Tiedonkeruuaineiston jäsentelyyn sekä kehittämiskohteiden esiin nostamiseen käytettiin kanvaaseja. Kanvaasit ovat visuaalisia toiminnan kuvauksen ja analyysin menetelmiä. Ne ovat hyödyllisiä toimintaa kehitettäessä ja ajatuksia kirkastettaessa. Kehittämistyössä käytettyjen kanvaasien lähtökohtina olivat muotoiluajattelun piirissä käytetyt Value Proposition, Persona ja Customer Journey -kanvaasit sekä leanin työkalu Service Blueprint. Nämä nimettiin seuraavasti: Arvoasetelmat, Opiskelijapersoonat, Opiskelijan polku sekä Koulutusketjuanalyysi. Arvoasetelmissa selvitetään opiskelijan tarpeita, toiveita, tavoitteita sekä esteitä näiden tiellä. Lisäksi kanvaasissa kuvataan organisaation vastauksia opiskelijan tarpeisiin sekä toimia esteiden vähentämiseksi. Opiskelijapersoonat kuvaavat tyypillisiä opiskelijoita ja heidän käyttäytymiseensä vaikuttavia tekijöitä. Opiskelijan polku kuvaa opiskelijan kulkeman matkan koulutustarpeeseen havaitsemisesta ammattiin valmistumiseen saakka. Koulutusketjuanalyysi on vielä täsmällisempi kuin opiskelijan polku. Siinä tulevat esille kaikki opiskelijan polkuun vaikuttavat tekijät ja tahot ennen koulutusta, koulutuksen aikana sekä sen jälkeen.

Kanvaaseja on käytetty aikaisemminkin liiketoiminnan kehittämisessä, mutta koulutusorganisaatioiden käytössä ne ovat harvinaisempia. Tässä kehittämistyössä kehitetyt kanvaasit muotoiltiin koulutusorganisaation tarpeita vastaaviksi ja ne toimivat kehittämistyön apuvälineinä. Kanvaasit auttavat tiedon jäsentelyssä sekä ajatusten kirkastamisessa. Kehittämistyössä kanvaaseihin merkittiin kehittämiskohteet sekä huomiota kiinnitettävät seikat selkeästi. Näin niihin tarttuminen ja kehittämistyön kohdennetusti eteenpäin vieminen oli mahdollista.

Tutustu opinnäytetyöhön Theseus-palvelussa.

Lisätietoja:

Kirsi Jämsä
Kosmetiikka-asiantuntijuuden kehittäminen ja johtaminen (YAMK)
Estenomi (YAMK)
kirsi.jamsa@kotinet.com