Sidosryhmien tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja Laurean sidosryhmiä ovat

• Kumppanit ja asiakkaat
• Maksullisiin täydennyskoulutuksiin ja Laurean tapahtumiin osallistuvat henkilöt
• Alumnit

Mikäli tässä tietosuojaselosteessa ei ole erikseen yksilöity, mitä sidosryhmän henkilötietojen käsittelyä periaatteet koskevat, käsittelyä koskevat periaatteet soveltuvat kaikkiin sidosryhmiin. Lisäksi selosteessa on yksilöity vain tiettyä sidosryhmää koskevia käsittelyperiaatteita.

Rekisterinpitäjä
Laurea-ammattikorkeakoulu, Ratatie 22, 01300 Vantaa

• Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Jouni Koski, jouni.koski@laurea.fi
• Sidosryhmärekisterin vastuuhenkilö: johtaja Teemu Ylikoski, teemu.ylikoski@laurea.fi
• Tietosuojavastaava: Marjo Valjakka, marjo.valjakka@laurea.fi

Laurean kumppanit ja asiakkaat

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin? 

Käsittelemme kumppaneiden ja asiakkaiden seuraavia henkilötietoja yhteistyösopimusten ja asiakassopimusten toteuttamiseksi ja toimeenpanemiseksi

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Postiosoite
• Titteli ja vastuualue
• Kieli
• Yhteisön nimi
• Yhteisön yhteystiedot
• Yhteisön toimiala
• Tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista

Potentiaalisten kumppaneiden ja asiakkaiden osalta käsittelemme yhteystietoja kartoittaaksemme tarpeita mahdollista yhteistyötä varten.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Laurean yhteistyöhankkeiden ja asiakkuuksien taustalla on ammattikorkeakoululaissa (932/2014) säädetty velvoite toteuttaa opetusta sekä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa yhteistyössä elinkeino- ja työelämän sekä muun toimintaympäristön kanssa.

Kumppaneiden henkilötietojen käsittely perustuu kumppanuussopimusten täytäntöönpanoon tai henkilön suostumukseen liittyä Laurean sidosryhmärekisteriin. Suostumus voidaan pyytää esimerkiksi Laurean järjestämien tapahtumien tai kyselyiden yhteydessä.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu Laurean oikeutettuun etuun.

Mistä keräämme käsiteltävät henkilötiedot?

Vastaanotamme kumppaneiden henkilötietoja kumppaneilta itseltään sekä sopimusyhteistyön kautta.
Potentiaalisten kumppaneiden tietoja keräämme julkisista lähteistä, kuten internetsivuilta tai yritystietohakemistoista tai henkilöiltä itseltään.

Minne luovutamme henkilötietoja?

Sidosryhmien yhteystietoja voidaan luovuttaa Laurean alihankkijoille toiminnan kehittämistä varten toteuttaaksemme esimerkiksi sidosryhmäkyselyitä. Alihankkijoiden kanssa solmitaan aina erillinen henkilötietojen käsittelysopimus.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Kumppaneiden tiedot käydään läpi vuosittain. Sopimustiedot säilytetään kaksi vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Kumppanitiedot poistetaan viimeistään viisi vuotta viimeisestä yhteistyöstä tai erillisestä pyynnöstä.

Julkisista lähteistä kerättyjä potentiaalisten asiakkaitten yhteystietoja säilytetään kyseistä käyttötarkoitusta varten, jonka jälkeen ne poistetaan viimeistään vuoden sisällä.

Maksullisiin täydennyskoulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvat henkilöt

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin?

Käsittelemme osallistujatietoa työelämälle suunnattujen täydennyskoulutusten ja erilaisten tapahtumien toteuttamiseksi ja kehittämiseksi.

Laurean maksullisiin täydennyskoulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien henkilöiden osalta käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Postiosoite
• Osallistumismaksutiedot
• Osallistumispäivät
• Ilmoittautumisajankohta
• Tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista
• Muut osallistujan itse ilmoittamat vapaaehtoiset tiedot, kuten erikoisruokavaliot sekä mahdolliset palautekyselyssä annetut tiedot

Lisäksi täydennyskoulutuksiin osallistuvilta tallennetaan opintoasianhallinnon järjestelmään tarvittavat tiedot opiskelijaksi kirjaamista varten:

• Henkilötunnus
• Pohjakoulutus
• Asuinkunta
• Kotikunta
• Äidinkieli
• Kansalaisuus

Millä perusteella käsittelemme henkilötietietoja?

Henkilötietojen käsittely perustuu osallistujan antamaan suostumukseen sekä opintoasianhallinnon järjestelmiin tallennettavien tietojen osalta lakisääteiseen velvollisuuteemme (Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).

Mistä keräämme käsiteltävät henkilötiedot?

Osallistujatiedot keräämme osallistujan omalla ilmoituksella sähköisen lomakkeen kautta.

Minne luovutamme henkilötietoja?

Tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja ei luovuteta Laurean ulkopuolelle. Maksullisiin täydennyskoulutuksiin osallistuvien täydennyskoulutustietoja luovutetaan tilastointia varten Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja tarvittaessa muille kyseisen koulutuksen toteuttajatahoille.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Osallistujatiedot anonymisoidaan viimeistään kahden vuoden päästä koulutuksen tai tapahtuman toteuttamisesta.

Opintoasianhallinnon järjestelmään siirretyt täydennyskoulutuksiin osallistuvien henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

Alumnit

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin?

Käsittelemme Laurean alumnien henkilötietoja, jotta voimme kehittää Laurean alumnitoimintaa ja alumneille tarjottavia palveluita sekä markkinoida ja toteuttaa alumneille suunnattuja tapahtumia, koulutuksia ja muita palveluita.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Postiosoite
• Koulutus tai koulutukset, josta alumni on valmistunut
• Valmistumisvuosi tai valmistumisvuodet
• Tutkinto tai tutkinnot, jotka alumni on suorittanut
• Kampus, jolla alumni on opiskellut
• Tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista

Alumnien koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvilta tiedot kerätään osallistujan omalla vapaaehtoisella ilmoituksella sähköisen lomakkeen kautta. Näitä tietoja ovat:

• Osallistumispäivät
• Ilmoittautumisajankohta
• Muut osallistujan itse ilmoittamat vapaaehtoiset tiedot, kuten erikoisruokavaliot sekä mahdolliset palautekyselyssä annetut tiedot

Millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Alumnien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, jonka opiskelija on antanut valmistuttuaan Laureasta.

Mistä keräämme käsiteltävät henkilötiedot?

Alumnien henkilötiedot saamme valmistumisen yhteydessä täytettävän lomakkeen kautta sekä alumnien omilla ilmoituksilla.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Alumnien henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on olemassa alumnitoiminnan toteuttamiseksi. Mikäli henkilö pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä.

Kaikki sidosryhmiä koskeva henkilötietojen käsittely

Laurean toteuttama markkinointi

Niille sidosryhmille, joiden kanssa Laurealla on aktiivista yhteistyötä, lähetämme säännöllisesti kohdennettuja uutisia, joissa kerromme ajankohtaisia asioita Laurean koulutus- ja palvelutarjonnasta.

Laurean toteuttaman sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus. Rekisteröity voi perua suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa ja kieltää henkilötietojensa käyttämisen Laurea-ammattikorkeakoulun markkinointi- ja tiedotustarkoituksissa.

Voimme myös lähettää potentiaalisille kumppaneille Laurean toimintaa koskevia uutiskirjeitä tai kertoa muulla tavoin yhteistyömahdollisuuksista. Tällöin käsittelyperusteena on Laurean oikeutettu etu. Uutiskirjeiden vastaanottamisesta voi kieltäytyä milloin tahansa.

Henkilötietojen käsittely EU- tai ETA-alueen ulkopuolella 

Henkilötietoja ei siirretä EU tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Laurea-ammattikorkeakoulun tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi. Kumppaneiden tietoja voivat käsitellä rajoitetuin oikeuksin Laurean opiskelijaksi hyväksytyt opiskelijat, joiden opinto-oikeus on voimassa sekä erikseen nimetyt palvelussuhteessa olevat Laurean työntekijät.

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön työtehtävien tai opintojen suorittamiseen. Käyttörajoitukset on toteutettu henkilökohtaisin käyttöoikeuksin sekä tietoliikenteellisesti. Järjestelmien käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä vastaa järjestelmän pääkäyttäjä.
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat järjestelmätoimittajat vastaavat sopimusten mukaisesti henkilötietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta.

Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaisesti. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on Laurea-ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava Marjo Valjakka, marjo.valjakka@laurea.fi

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat tiedot. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteristä vastaavalle henkilölle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on myös todistettava henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.

Tietojen korjaaminen

Rekisteröity voi tehdä pyynnön tietojensa oikaisemisesta rekisteristä vastaavalle henkilölle.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen,

• jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot sidosryhmärekisteristä ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön. Tiedot poistetaan, mikäli  Laurea-ammattikorkeakoululla ei ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja, esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttäminen tai opetuksen tai tki-työn toteuttaminen.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.