Henkilötietojen käsittely EXAM-tenttijärjestelmässä ja tenttiakvaariotilassa
Rekisterinpitäjä
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
- Henkilörekisterin yhteyshenkilö: järjestelmän tekninen pääkäyttäjä Suvi Valsta, dcell@laurea.fi
- Tietosuojavastaava: Marjo Valjakka, tietosuoja@laurea.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Laurea-ammattikorkeakoulun sähköiseen EXAM-tenttimiseen suoritettavien tenttien varaaminen, suorittaminen, valvonta sekä opintosuoritusten arviointi.
EXAM-tenttimiseen kohdennetussa tilassa (”tenttiakvaario”) olevan kameravalvontavalvontajärjestelmän tarkoitus on tenttiä suorittavien opiskelijoiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen, turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen sekä tenttitilanteessa tapahtuneiden väärinkäytösten selvittäminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoululain (932/2014) mukaiseen lakisääteiseen tehtävään sekä yleiseen etuun.
EXAM-tenttiprosessissa ei toteuteta automatisoitua analyysia, päätöksentekoa tai profilointia.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja säännönmukaiset tietolähteet
EXAM-tenttejä suorittavista Laurean sekä yhteistyökorkeakoulujen opiskelijoista käsitellään seuraavia tietoja.
- Henkilön perustiedot: sukunimi ja etunimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, opiskelijanumero tai henkilönumero, käyttäjärooli
- Opiskelijan tenttimiseen liittyvät tiedot: tentittävän opintojakson tiedot, tenttivarauksen tiedot (aika, paikka, käytettävä tietokone), tenttivastaukset, arviointitiedot ja arvosanat
- kameravalvontajärjestelmällä kerätyt tiedot: kuva ja ääni
Opiskelijoiden perustiedot saadaan integraation kautta opiskelijahallintojärjestelmästä ja HAKA-tunnistautumisen yhteydessä.
Opiskelijoiden tenttimiseen liittyvät tiedot saadaan opiskelijoilta itseltään.
Kameravalvonnan tiedot tallentuvat tenttitilan valvontakameroista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Sähköisen tentin järjestämisessä käytetään ulkoisen toimittajan palvelua. Palvelun toimittamisen yhteydessä toimittaja voi saada pääsyn järjestelmän sisältämiin henkilötietoihin, jolloin se käsittelee niitä henkilötietojen käsittelijän roolissa sopimuksen perusteella.
Tenttivierailuihin liittyvissä vilppiepäilytapauksissa videovalvonnan tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisten korkeakoulujen edustajille silloin, kun kyse on kyseisen korkeakoulun opiskelijasta.
Videotallenteita voidaan luovuttaa viranomaistahoille (poliisi) tarpeelliseksi katsottavassa laajuudessa, jos tiedot liittyvät tai niiden epäillään liittyvän tapahtuneeseen vahingontekoon tai rikokseen.
Henkilötietoja ei siirry EU-/ ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Laurea-ammattikorkeakoulun tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön työtehtävien suorittamiseen. Käyttörajoitukset on toteutettu henkilökohtaisin käyttöoikeuksin sekä tietoliikenteellisesti. Järjestelmien käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä vastaa järjestelmän pääkäyttäjä.
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat järjestelmätoimittajat vastaavat sopimusten mukaisesti henkilötietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta.
Tietojen säilytysaika
Opiskelijan tenttimiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 6 kuukautta tentin arvioinnin päättymisestä. Videotallenteita säilytetään 30 päivää tenttitilaisuudesta tai vilppi-/ rikosepäilykäsittelyn ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaisesti.
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröity voi halutessaan tarkastaa ja saada kirjallisena häntä koskevat tiedot. Pyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen exam@laurea.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi tehdä pyynnön virheellisten tietojensa oikaisemisesta. Pyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen exam@laurea.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.
Oikeus tietojen poistamiseen
Koska tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen tehtävään ja yleiseen etuun, henkilöllä ei ole lähtökohtaisesti oikeutta tietojensa poistamiseen.
Henkilöllä on oikeus saada oikeus poistettua tiedot edellyttäen,
- että henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Kirjaamo: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi