YAMK-opinnäyte: Miten saada viestinnän strategia toteutumaan?

Viestinnällä on tärkeä merkitys organisaatioiden kilpailukyvylle. Silti valtaosa viestijöistä työskentelee yksin ja pienillä resursseilla. Miten viestinnän vaikuttavuutta voisi kasvattaa resursseja lisäämättä?

Viestinnän ammattilaisten kova kysyntä on jatkunut 2010-luvulla, ja Suomessa trendi näkyy viestintäalan työpaikkojen kasvuna. Kehittämistyöni lähtökohtana oli havainto siitä, että vaikka viestijöitä palkataan yhä enemmän, niin valtaosa heistä työskentelee yksin.

Aloittaessani kehittämistyön tekemisen työskentelin itsekin pk-yrityksen ainoana viestinnän ammattilaisena ja olin kiinnostunut selvittämään, miten voisin lisätä viestinnän vaikuttavuutta kasvattamatta kuitenkaan käytössäni olevia resursseja.

Kehittämistyön toimeksiantajana toimi palvelumuotoiluun erikoistunut viestintätoimisto Kaiku Helsinki. Toimeksiantaja oli havainnut, että asiakkaiden viestintästrategiat eivät eläneet organisaatioiden arjessa niin vahvasti kuin heidän tarkoituksena oli. Toimeksiantajan tavoitteena oli kehittää asiakkaiden käyttöön työkaluja, joilla he saisivat viestinnän strategian toteutumaan entistä paremmin.

Helsingin yliopiston viestinnän dosentti Elisa Juholinin (2009, 143) mukaan suurin osa tiedonvaihdannasta on työyhteisön jäsenten keskinäisviestintää. Näin ollen kaikki työyhteisön jäsenet ovat tasapuolisesti vastuussa siitä, että he sekä viestivät että vastaanottavat viestejä. Haastattelemieni viestinnän ammattilaisten arkitodellisuus vaikutti kuitenkin vielä toisenlaiselta.

Tiedotuskoneesta toimintaympäristön luotaajaksi

Sekä tekemieni haastattelujen että työpajassa käytyjen keskustelujen pohjalta näyttää siltä, että päällikkö- ja asiantuntijatasolla työskentelevien viestinnän ammattilaisten yksi tämän hetken suurimmista haasteista on tiedonsaaminen oman organisaationsa sisältä.

Perinteisesti viestinnän on nähty viestivän vain ulospäin (vrt. Åberg 1989), mutta myös viestijät tarvitsevat tietoa muilta työnsä tueksi. Moni päällikkö- ja asiantuntijatasolla työskentelevä toivoi, että johto jakaisi heille nykyistä enemmän tietoa tulevasta ja muut työntekijät työstään tai tekeillä olevista asioista.

Viestijät toivoivat myös, että heidän roolinsa olisi yrityksen sisällä nykyistä konsultatiivisempi ja heidän ammattitaitoaan toimintaympäristön luotaajana osattaisiin hyödyntää nykyistä enemmän.

Strategia elämään osallistamalla

Päällikkö- ja asiantuntijatasolla työskentelevien toinen, merkittävä haaste oli muiden motivoiminen ja valjastaminen viestijöiksi. Viestinnän ammattilaisten on mahdollista saada strategia elämään valjastamalla muita viestijöiksi ja kasvattamalla näin viestinnän vaikuttavuutta lisäämättä resursseja.

Viestinnän vaikuttavuuden kasvattamiseksi viestinnän ammattilaisten on kuitenkin osallistettava muuta henkilöstöä ja ennen kaikkea niitä, keiden organisaatiossa halutaan strategiasta viestivän. Koska palvelumuotoilu on kuitenkin vielä varsin uudenlaista tekemistä viestinnän kentällä, viestijät kaipaavat keinoja ja työkaluja tämän mahdollistamiseksi.

Järjestin osana kehittämistyötä viestinnän ammattilaisille työpajan, jossa he pääsivät ideoimaan, miten henkilöstöä voisi osallistaa ja motivoida viestimään. Työpajan tuloksena syntyi neljä työkaluprototyyppiä. Kahden työkalun tavoite oli osallistaa henkilöstöä jakamaan tietoa sisäisesti viestinnälle, yhden lisätä henkilöstön strategista ymmärrystä ja empatiaa asiakasta kohtaan ja yhden sitouttaa henkilöstöä sisäisen viestinnän kehittämiseen.

Työpajassa kehitetyt prototyypit toimivat konkreettisina esimerkkeinä viestinnän kentälle työkaluista, joilla henkilöstön osallisuutta on mahdollista tukea, ja joita voidaan luoda palvelumuotoilun keinoin loputtomasti. Viestintä ei ole enää vain ammattilaisten asia, vaan sen on kuuluttava organisaation jokaiselle työntekijälle.

Tutustu opinnäytetyöhön Theseus-palvelussa.

Lisätietoja:

Saija Viitala
opinnäytetyön tekijä
Palvelumuotoilu, YAMK
+358 40 848 0286