YAMK-opinnäyte: Jatkuvuuden hallintajärjestelmällä ennakoidaan tulevaa
Esa-Pekka Virta kehitti opinnäytetyössään jatkuvuuden hallintajärjestelmää riskienarviointiin.
Turvallisuusalan ja riskienhallinnan materiaaleissa puhutaan mustasta joutsenesta, uhka, jonka ilmaantuvuus on pieni mutta vaikutukset suuria. Mustia joutsenia ei tunnisteta, tiedetään että sellainen on tulossa ja siksi siihen varaudutaan.
Covid-19-pandemia on tämän opinnäytetyöprojektin musta joutsen. Näin mittavaa ja laajaa pandemiaa ei kukaan tai mikään organisaatio osannut odottaa ja kuten mediasta on saanut lukea, ei myöskään varautua. Vaikutukset Covid-19 pandemiasta näkyvät vielä vuosien päästä, mutta nyt organisaatiot voivat kehittää oman liiketoiminnan jatkuvuudenhallintaa, jotta jatkossa vaikutuksia pystytään hallitsemaan paremmin. Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia ja kehittää case-yritykselle jatkuvuuden hallintajärjestelmä liiketoiminnan tukemiseksi ja varautumiseksi erilaisiin uhkiin, myös mustiin joutseniin.
Tavoitteesta muodostui selkeä kokonaisuus, joka jaettiin kahteen osaan. Ensimmäinen osa oli kartoittava, jossa arvioitiin yrityksen nykytilaa, tavoitteita sekä puutteita liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnassa. Tämän jälkeen laadittiin toimintasuunnitelma jatkuvuuden hallintajärjestelmän kehittämiseksi. Toisessa osassa laadittiin selkeät, yrityksen liiketoimintaa tukevat, toimintaohjeet häiriötilanteisiin sekä rakennettiin jatkuvuuden hallintajärjestelmän runko. Joita on helppo hyödyntää jokapäiväisessä työssä ja varsinkin häiriötilanteissa. Jatkuvuuden hallintajärjestelmällä ja selkeillä ohjeilla yritys pystyy varautumaan jatkossa erilaisiin häiriöihin ja tarvittaessa soveltamaan nopeastikin toimintatapoja uusiin tuntemattomiin sekä odottamattomiin häiriöihin.
Viestintä, yksilön tunnetilat sekä ohjeet korostuvat
Opinnäytetyöprojektissa kehitettiin jatkuvuuden hallintajärjestelmä ISO22301-standardia mukaillen. Hallintajärjestelmä korostaa riskienarvioinnin lisäksi toimintamenetelmiä, johdon sitoutumista, riittävää resursointi, viestintää sekä sidosryhmien kanssa vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Sidosryhmien välinen viestintä ja vuorovaikutus ovat organisaation jatkuvuudenhallinnan ja sen johtamisen keskiössä. Viestinnällä luodaan turvallisuudentunnetta, selkeyttä ja järkeä asioiden toteuttamiseen ja toimintaa. Kun organisaatio onnistuu tässä, onnistuu se myös jatkuvuuden hallintajärjestelmän ylläpitämisessä ja kehittämisessä.
Työssä tuotettiin kriittisiin toimintoihin kohdistuvien häiriötilanteiden varalle toimintaohjeet, joilla yritys kykenee hallitsemaan sekä palautumaan häiriötilanteista, sekä toimimaan häiriön aikana ketterästi ja määrätietoisesti. Toimintaohjeet luotiin porrastetusti, joita seuraamalla voidaan kasvattaa toimenpiteiden vaikuttavuutta häiriötilanteeseen ja palautua siitä tehokkaasti. Jatkuvuudenhallinnan kouluttaminen ja siitä viestiminen koko henkilöstölle takaa sen, että jatkuvuudenhallinnasta tulee arkipäivää. Tämän avulla yritys voi sisällyttää jokaiseen prosessiinsa liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan näkökulman.
Yksilön tuntemukset häiriötilanteissa ja niistä palautumisessa olivat yllättävämpiä tuloksia haastatteluista, joita ei huomioida juurikaan jatkuvuussuunnittelussa. Tämä huomio kiteytti jatkuvuudenhallinnan ja sen eteen tehtävien toimenpiteiden ydinajatuksen; jotta jatkuvuudenhallinta voisi toimia tehokkaasti ja se olisi mahdollisimman kokonaisvaltaista, tulee toimintamalleissa ja -suunnitelmissa huomioida yksilön tunnetiloja eri häiriötilanteissa ja niihin kohdistuvien toimenpiteiden aikana. Esimerkkinä Covid-19- pandemiasta johtuvat eriasteiset pelkotilat, joita yksilöt kokevat pandemiatilanteessa sekä siitä palautumisen aikana. Näitä tunnetiloja pyrittiin huomioimaan toimintaohjeissa.
Tutkimusmenetelmät
Opinnäytetyössä teoreettinen viitekehys koostettiin laaja-alaisesti jatkuvuudenhallintaan ja riskienhallintaan keskittyvästä kirjallisuudesta, artikkeleista, standardeista sekä säädöksistä. Opinnäytetyön viitekehyksen keskiössä on SFS-EN ISO 22301:2019-standardi, jota mukaillen jatkuvuuden hallintajärjestelmä yritykselle luotiin. Lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin Kansallista auditointikriteeristöä sekä VAHTI-ohjetta jatkuvuudenhallinnasta.
Opinnäytetyö tuotettiin tapaustutkimuksena. Opinnäytetyön tavoitteet ohjaavat opinnäytetyön tutkimusta ja opinnäytetyö on ohjaava tapaustutkimus, jossa on kuitenkin häivähdys kehittämishanketta jatkuvuuden hallintajärjestelmän dokumentaation luomisen johdosta. Opinnäytetyössä käytettyjä tutkimusmenetelmiä ovat teemahaastattelu sekä dokumenttianalyysi.
Tämän opinnäytetyön on tehnyt Esa-Pekka Virta Turvallisuusjohtamisen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyönä Laurea-ammattikorkeakoululle vuonna 2021. Opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä yrityksen kanssa.
Lisätietoja:
Esa-Pekka Virta
Turvallisuusjohtaminen, YAMK
puh. +358 50 344 6102