YAMK-opinnäytetyö: Hiljaisen tiedon siirtämisen malli tiedon ja osaamisen säilyttämiseksi

YAMK-opiskelija Elina Mäki selvitti opinnäytetyössään Kelan kirjanpito- ja maksuliikennetiimin perehdytyskäytäntöjä tavoitteena kehittää tiimin perehdytysprosessia. Opinnäytetyön tuloksena syntyi malli hiljaisen tiedon siirtämiselle osana perehdytysprosessia. Mallissa korostuu sosiaalinen vuorovaikutus, yhteistyö ja tavat, jotka mahdollistavat tiedon ja osaamisen jakamisen. Perehdyttämisen ja luodun mallin avulla pyritään varmistamaan, että osaaminen ja tieto säilyvät tiimissä työntekijöiden vaihtumisesta huolimatta.

 

Mäki pyrkii hiljaisen tiedon siirtämisen mallin avulla vastamaan haasteisiin, joita organisaatiolle aiheutuu henkilökunnan vaihtuvuudesta. Pidempään organisaatiossa työskennelleillä työntekijöillä on paljon työssä tarvittavaa osaamista, joka muodostuu tiedoista, taidoista, kokemuksesta ja verkostoista. Tällainen kokemuksista ja tiedoista koostuva osaaminen on niin sanottua hiljaista tietoa. Hiljainen tieto voi olla henkilökohtaisia käsityksiä, näkemyksiä ja aavistuksia. Hiljainen tieto on subjektiivista ja sitä on hankala kuvata tai dokumentoida, näin ollen sitä on hankala myös siirtää toisille. Työntekijöiden aineeton pääoma eli tieto, taito ja osaaminen ovat niin tiimin kuin koko organisaationkin menestyksen kannalta elintärkeitä. Henkilöstön vaihtuvuuden myötä ja kokeneiden työntekijöiden poistuessa organisaation palveluksesta häviää paljon hyödyllistä hiljaista tietoa organisaatiosta. Mäen hiljaisen tiedon siirtämisen mallin avulla pyritään tehostamaan hiljaisen tiedon siirtämistä kokeneemmalta työntekijältä uudelle työntekijälle perehdytysprosessin yhteydessä. Mallin avulla pyritään säilyttämään organisaation kannalta tärkeää tietoa ja osaamista tiimissä henkilökunnan vaihtumisesta huolimatta.

Hiljainen tieto siirtyy vuorovaikutuksessa

Tiedon jakamisen edellytyksenä on sosiaalinen vuorovaikutus. Organisaatioissa onkin tärkeää luoda tapoja, jotka mahdollistavat yhteistyön sekä osaamisen ja tiedon jakamisen. Kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta edistäviä keinoja ovat muun muassa perehdyttäminen ja työnopastus. Mäen hiljaisen tiedon siirtämisen mallissa työnopastus tapahtuu vierihoitoperehdytyksen avulla. Vierihoitoperehdytyksessä uusi työntekijä havainnoi kokeneemman työntekijän työskentelyä ja työskentelee yhdessä tämän kanssa. Tiiviin yhteistyön, avoimen keskustelun ja havainnoinnin avulla mahdollistetaan hiljaisen tiedon siirtymistä tehokkaammin työntekijältä toiselle. Vierihoitoperehdytys on koettu Kelan kirjanpito- ja maksuliikennetiimissä sopivaksi tavaksi toteuttaa työnopastusta. Koska Mäen opinnäytetyössä selvitettiin nimenomaan kyseisen tiimin perehdytyskäytäntöjä ja malli luotiin vastaamaan juuri kyseisen tiimin tarpeisiin, on siinä hyödynnetty tiimissä hyviksi koettuja keinoja.

Mäki on toteuttanut opinnäytetyönsä laadullisella tutkimusotteella ja aineisto on kerätty haastattelemalla osaa Kelan kirjanpito- ja maksuliikennetiimin työntekijöistä. Haastattelumuotona Mäki on käyttänyt teemahaastattelua. Haastattelujen tulosten perusteella hiljaista tietoa voidaan jakaa keskustelun avulla. Tiedon jakaminen edellyttää avoimuutta ja keskustelua tukevaa hyvää ilmapiiriä. Avointa keskustelua ja tiedon jakamista tukevaa ilmapiiriä luodaan Mäen luomassa mallissa säännöllisten keskustelujen avulla, joita uusi työntekijä käy perehdytyksen aikana säännöllisesti niin perehdyttäjän kuin esimiehenkin kanssa. Lisäksi olennaisena osana mallia on tiimiläisiin ja tiimiläisten työhön tutustuminen, joka tukee osaltaan avointa ja arvostavaa ilmapiiriä sekä mahdollistaa avoimen keskustelun koko tiimin kesken. Opinnäytetyössään Mäki esittää myös muita konkreettisia kehitysideoita, joiden avulla Kelan kirjanpito- ja maksuliikennetiimissä voidaan kehittää perehdytystä ja edistää hiljaisen tiedon jakamista tukevaa ilmapiiriä.

Hiljaisen tiedon siirtämisen malli on luotu vastaamaan Kelan kirjanpito- ja maksuliikennetiimin tarpeisiin ja se on rakennettu juuri kyseiselle tiimille sopivia menetelmiä hyödyntäen. Kuten perehdyttäminenkin vaatii yksilöllistämistä, on myös malli yksilöllinen kirjanpito- ja maksuliikennetiimille. Se ei täysin sellaisenaan ole välttämättä hyödynnettävissä muissa työympäristöissä tai -yhteisöissä. Mallia voidaan kuitenkin käyttää esimerkkinä sopivan mallin rakentamisessa. Lisäksi Mäen opinnäytetyössä mallin luomisen prosessi on kuvattu tarkasti, joten sitä voidaan hyödyntää muihin työympäristöihin sopivan mallin rakentamisessa.

 

Lisätietoja:

Elina Mäki
opinnäytetyön tekijä
YAMK Yrityksen kasvuun johtaminen
elina.maki@outlook.com
puh. +358 40 822 6708