YAMK-opinnäytetyö: Sosiaalialan työntekijöiden näkemyksiä Kanta-arkistoon liittymisestä Espoossa
YAMK-opiskelija Eveliina Ketolaisen opinnäytetyön tutkimustulosten mukaan Kanta-arkistoon liittymisessä on käytännön haasteita. Sosiaalialan työntekijät kuitenkin pitävät siirtymistä Kanta-arkistoon pääosin hyvänä asiana, joka tuo uusia mahdollisuuksia ja parantaa tietosuojaa.
Uutinen 28.1.2019
Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyössäni tutkin sosiaalialan työntekijöiden näkemyksiä Kanta-arkistoon liittymisestä Espoossa. Opinnäytetyöprosessi sijoittuu ajalle toukokuu 2018 – helmikuu 2019. Opinnäytetyön aihe valikoitui tulevaa sosiaalihuollon kirjaamisen muutosta ennakoiden. Sosiaalihuollon asiakirjat siirretään Kanta-arkistoon vuosina 2020-2022. Ensimmäisessä vaiheessa tiedot siirtyvät Kanta-arkistoon ja toisessa vaiheessa asiakkaat pääsevät lukemaan omia Kanta-arkistoon siirrettyjä sosiaalihuollon kirjauksia.
Opinnäytetyöhöni sisältyi kuusi teemahaastattelua lastensuojelun, aikuissosiaalityön ja maahanmuuttajapalveluiden sosiaalityöntekijöille ja sosiaaliohjaajille. Haastatteluissa kartoitettiin työntekijöiden näkemyksiä sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisestä, kirjaamisen ohjeistuksista, määrämuotoisten lomakkeiden (Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen kehittämät valtakunnalliset asiakastieto-lomakkeet) kehittämisestä ja ensi vuoden alusta tulevasta Kanta-arkistoon siirtymisestä. Selvitin myös työntekijöiden näkökantoja Kanta-arkistoon siirtymisen uhista ja mahdollisuuksista. Tarkoitus oli myös saada ehdotuksia tuleviin Kanta-arkistoon liittyviin koulutuksiin, jotka alkavat Espoossa jo vuoden 2019 puolella.
Opinnäytetyöni tuloksista selvisi, että työntekijät toivoivat lisää koulutuksia liittyen kirjaamiseen ja tarkempia ohjeistuksia sisällölliseen kirjaamiseen. Kirjaamisesta yleisesti toivottiin keskustelua ja palautetta, jotta kirjaamisen laatua voitaisiin parantaa. Monen haastateltavan mielestä kirjaamiseen käytettävää aikaa oli liian vähän, ja kirjaaminen jäi usein muiden työtehtävien varjoon. Harmiteltiin sitä, että riittämätön aika huononsi kirjaamisten laatua. Määrämuotoisia lomakkeita toivottiin tiiviimmiksi ja avoimia kenttiä lisää valmiiden otsikoiden sijaan. Lomakkeiden otsikoinnissa oli myös toistoa, jota toivottiin vähennettävän. Toivottiin, että kaikki tarvittavat lomakkeet ja varsinkin asiakastietojärjestelmä ovat käyttövalmiita sitten kun siirtyminen Kanta-arkistoon on ajankohtaista. Uhkina siirtymisessä nähtiin muun muassa se, että kirjaamisen on tapahduttava entistä nopeammin, koska tiedot siirretään Kanta-arkistoon tietyllä aikaviiveellä. Nykyisin kirjaamiseen ei ole aikarajaa. Asiakkaan puutteellinen kielitaito nähtiin myös uhkana. Mahdollisuuksina Kanta-arkistoon siirtymisessä nähtiin asiakkaan nopea tiedonsaanti Kanta-arkistoon siirrettävistä tiedoista, yhteydenottokynnyksen madaltuminen sosiaalipalveluihin sähköisessä muodossa, muiden kuntien sosiaalihuollon kirjauksien katseluoikeuksien mahdollistaminen työntekijöille ja tietosuojan parantuminen koska papereiden lähettäminen postissa lakkaa. Kaiken kaikkiaan Kanta-arkistoon siirtyminen nähtiin hyvänä asiana, mikäli koulutuksista, kirjauksiin käytettävien lomakkeiden saatavuudesta ja asiakastietojärjestelmän valmiuksista on huolehdittu ennen siirtoa.
Lisätietoja:
Eveliina Ketolainen
sovellusneuvoja, Espoon kaupungin sosiaali-Effican sovellustiimi
Sosiaalisen kuntoutuksen ja terveyden edistämisen johtaminen ja kehittäminen (YAMK)
eveliina.ketolainen@espoo.fi
0438256399