YAMK-opinnäyte: Viestinnän vuosikellosta apua vapaaehtoistyön johtamiseen

Viime vuosikymmenten aikana suomalainen seuratoiminta ja siihen kohdistuvat odotukset ovat kasvaneet merkittävästi. Liikuntaseurojen toiminta on tullut monimuotoisemmaksi ja ammattimaisemmaksi, mutta suuri osa valmennus- ja ohjaustoiminnasta tehdään kuitenkin yhä vapaaehtoisvoimin.

Vapaaehtoistyöntekijöiden kasvava lukumäärä asettaa korkeat vaatimukset työyhteisöviestinnälle, jonka päätavoitteena on hyvä ja avoin tiedonkulku yhteisön sisällä. Onnistuneella työyhteisöviestinnällä taataan töiden sujuminen ja tuetaan vapaaehtoistyössä viihtymistä. Yksi tehokas työyhteisöviestinnän väline on sähköinen viestinnän vuosikello, jota voidaan hyödyntää syklisesti toistuvien tehtävien hallitsemiseen seuroissa.

Laurea-ammattikorkeakoulussa laaditussa opinnäytetyössä on tutkittu Harjun Kiekko ry:n sisäisen viestinnän nykytilaa ja pohdittu, miten työyhteisöviestintää voitaisiin kehittää vastaamaan paremmin vapaaehtoistentarpeita.

Tehdyn kyselytutkimuksen tuloksista ilmeni, että seuran aktiivisimmat vapaaehtoistyöntekijät käyttivät vapaaehtoistyöhön aikaa jopa yli 12 tuntia kuukaudessa. Vapaaehtoistyötä tekevät joukkueenjohtajat, valmentajat, rahastonhoitajat ja muut toimijat kokivat tarvitsevansa tehtäviinsä selkeät ja helposti löydettävät ohjeet. Lisäksi parannusta toivottiin seuran ja joukkueiden väliseen vuorovaikutukseen ja ajantasaiseen tiedottamiseen.

Opinnäytetyössä selvitettiin haastattelujen, kyselytutkimuksen ja nykyohjeistukseen perehtymisen kautta, mitä ongelmia työyhteisöviestinnässä koetaan olevan. Ihmisten toimintaa ohjaavat usein myös tiedostamattomat valinnat, joista opinnäytetyö esittelee tutkimuksen kannalta keskeisimmät päätöksenteon ilmiöt.

Opinnäytetyön kehittämisehdotuksessa esiteltiin viestinnän kehittämisen työpaja ja viestinnän vuosikello. Työpajan tarkoituksena on osallistaa seuratoimijat pohtimaan mitä asioita tulisi kehittää vapaaehtoistyöntekijöille viestittäessä ja millaisia puutteita nykyohjeistuksessa havaitaan. Vuosikellolla esiteltiin edullinen ratkaisu seuran viestinnän tehostamiseksi ja automatisoimiseksi.

Plandisc -vuosikellotyökalulla laadittiin viestinnän vuosikello, jonka voi helposti jakaa yhdistyksen intranetissä. Vuosikelloon voidaan linkittää toimintaohjeita tai tiedostoja ja sen avulla käyttäjille voidaan lähettää automaattisia sähköpostimuistutuksia. Päätöksenteon ilmiöiden epäsuotuisia vaikutuksia voidaan myös minimoida vuosikellon avulla. Vuosikelloa hyödyntämällä faktapohjainen tieto voidaan jakaa kaikille saman sisältöisenä ja oikea-aikaisesti. Lisäksi se tarjoaa visuaalisesti miellyttävän tavan linkittää ohjeistus vapaaehtoisten saataville.

Kun vapaaehtoistyö on mielekästä ja hyvin johdettua, saadaan toimintaan osallistuvien motivaatiota ja sitoutumista kasvatettua ja uusia vapaaehtoisia houkuteltua mukaan toimintaa. Tutkimuksessa tehtyjä havaintoja ja kehittämisehdotusta voidaan soveltaa käytettäväksi myös muissa vapaaehtoistyöllä toimivissa organisaatioissa.

Linkki opinnäytetyöhön Theseus-tietokannassa.

Lisätietoja:

Heidi Tiainen, opinnäytetyön tekijä
Päätöksenteon ilmiöt johtamisessa, kehittämisessä ja asiakastyössä, YAMK
heidillepostia@gmail.com, puh. 045 678 9167