YAMK-opinnäyte: Tehostetun palveluasumisen osastonhoitajien kokemuksia Apotin käyttöönotosta

Apotti-potilastietojärjestelmä on vaikuttanut selvästi osastonhoitajan työnkuvaan siten, että osastonhoitajat toimivat aikaisempaa enemmän Apotin kirjaamisen ja tiedonhaun ohjaajina sekä avustavat työntekijöitä Apotin käyttämisessä. Näin toteaa opinnäytetyössään Laurean ylemmän ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan opiskelija Tarja Jehkonen. Opinnäyteyössään Jehkonen selvitti Helsingin kaupungin tehostetun palveluasumisen osastonhoitajien kokemuksia Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönotosta ja vaikutuksista osastonhoitajien työnkuvaan muutosjohtamisen näkökulmasta.  

Apotti-muutoksen onnistumiset ja haasteet 

Tehostetun palveluasumisen sekä Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönoton muutosjohtamista käsitteleviä tutkimuksia on hyvin vähän saatavilla ja täten opinnäyteyön aihe on ajankohtainen ja tarpeellinen. Opinnäytetyön tuloksien mukaan osastonhoitajat kokivat itse Apotin käyttöönottamisen sujuneen ongelmitta, ja Apottitukihenkilöiden resursoinnin koettiin onnistuneen erinomaisesti. Apottitukihenkilöiden rooli koettiin merkittäväksi Apotin käyttöönoton yhteydessä ja sen jälkeen kirjaamisen ja Apotin käyttöönoton mahdollistajana. 

Oman esihenkilötyön osastonhoitajat kokivat muuttuneen selvästi Apotin käyttöönoton jälkeen. Apotin käyttöönottovaiheessa aikataulujen pettämiset ja niiden muutokset sekä tiedonsiirron henkilöstöresursoinnin suunnittelemattomuus toivat haasteita työnsuunnitteluun. Esihenkilötyötä koettiin hankaloittaneen käyttöönottovaiheessa se, että Apotin käyttöön liittyviä koulutuksia ei ollut kohdennettu sosiaalihuollon tarpeita vastaaviksi, kokemukset koulutuksien keskeneräisyydestä ja ohjeistuksien puute ja varsinkin ohjeistuksien vaihtuminen lähes päivittäin hankaloittivat arjen sujumista ja esihenkilötyötä. Lisäksi useiden päällekkäisten muutosten ja tehtävien koettiin kuormittavan ja vaikuttavan omaan jaksamiseen, esihenkilötyöstä selviytymiseen ja Apotti-muutoksen läpiviemiseen. Muutosjohtamisen ja muutosviestinnän ei koettu olleen riittävän strategialähtöistä, eikä sen koettu jalkautuneen alas toiminnan tasolle Apotin käyttöönoton eri vaiheissa.

Rakenteinen kirjaaminen puhututtaa

Apotti on vaikuttanut selvästi osastonhoitajan työnkuvaan myös siten, että he toimivat aikaisempaa enemmän Apotin kirjaamisen ja tiedonhaun ohjaajina sekä avustavat Apotin käyttämisessä. Viikoittain tulevat Apotin kirjaamiseen ja toimintaan liittyvät muutokset vievät paljon työaikaa sekä materiaaleihin perehtyminen ja uusien ohjeiden ohjaaminen ja jalkauttaminen käyttöön koetaan myös raskaaksi. Rakenteinen kirjaaminen on yksi suurimmista Apotin mukanaan tuomista muutoksista arjen perustyöhön. Rakenteisen kirjaamisen koetaan soveltuvan paremmin sairaalamaailmaan kuin sosiaalihuoltoon ja tehostetun palveluasumisen yksiköiden asukkaiden toimintakykyä ja voimavaroja kuvailevaan kirjaamiseen. Koetaan, että rakenteisen kirjaamisen myötä on siirrytty asiakaslähtöisestä kirjaamisesta objektiiviseen ja kliiniseen kirjaamiseen, eikä kirjaamisesta välity riittävästi asukkaan voimavarat ja toimintakyky. Apotissa kirjaaminen vie paljon enemmän aikaa kuin aikaisemmin. Tästä johtuen kirjaamisessa käytetään lähinnä valmiita valintoja ja kuvailevan tekstin osuus jää kapeaksi.

Osastonhoitajien näkemykset onnistuneen muutosjohtamisen edellytyksistä

Osastonhoitajat kokevat muutoksen johtamisen vaativan esihenkilöltä monialaista osaamista. He kokivat onnistuneiden muutoksien johtamisen edellyttävän esihenkilöltä hyviä muutosjohtamisen, osaamisen johtamisen ja ratkaisukeskeisen johtamisen taitoja. Tulosten perusteella osastonhoitajat kokivat muutoksen johtamisessa tärkeiksi muutoksen strategian ja vision kirkastamista ja jalkauttamista ylemmältä tasolta alaspäin siten, että osastonhoitajat pystyvät viemään muutosta tietojohtamisella omalta osaltaan eteenpäin. Muutoksien suunnittelemiseen ja suunnitelman laatimiseen tulisi käyttää riittävästi aikaa. Suunnitelman avulla muutos tai asia tulisi tuoda konkreettisesti työyhteisön tietoisuuteen. Muutokseen oleellisesti liittyvän muutosviestinnän tulisi olla riittävää ja selkeää, siinä tulisi kertoa selvästi, miksi muutetaan, miten ja millä aikataululla muutos toteutetaan. Muutoksille tulisi antaa riittävästi aikaa ja esihenkilön tulisi huomioida työntekijöiden erilaiset tarpeet asioiden hyväksymiseen, oppimiseen ja tarvittaviin tukimuotoihin. Tämä vaatii esihenkilöltä hyvää työntekijöiden tuntemusta. Lisäksi muutoksessa tärkeäksi koetaan yhdessä tekeminen ja jokaisen työntekijän mahdollisuudet vaikuttaa muutokseen. 

Opinnäytetyön tavoite ja tulosten hyödyntäminen jatkossa 

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Helsingin kaupungin tehostetun palveluasumisen osastonhoitajien näkemyksiä ja kokemuksia Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönotosta ja millaisia vaikutuksia sillä on ollut osastonhoitajien työnkuvaan muutosjohtamisen näkökulmasta sekä pyrkiä tuottamaan tietoa ryhmäkotien osastonhoitajien johtamien muutoksien tueksi tulevaisuudessa. Lähestymistapa tutkimukseen oli laadullinen. Aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla ja analysoitiin teemoittelemalla. Haastatteluihin osallistui kahdeksan osastonhoitajaa.

Opinnäytetyö tuo tehostetun palveluasumisen osastonhoitajien näkemyksiä ja kokemuksia Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisesta ja sen haasteista muutosjohtamisen näkökulmasta, sekä Apotin käytön tämänhetkisestä tilasta ja kehittämisen tarpeista. Osastonhoitajien kokemuksia voidaan hyödyntää Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan yksiköissä Apotin syvällisemmän osaamisen kehittymiseen tarvittavan koulutuksen ja tuen tarpeen arvioimisessa, sekä esihenkilötyön muutosjohtamisen kehittämisen ja koulutusten suunnittelemisessa. 

Tutustu opinnäytetyöhön Apotti tuli - tehostetun palveluasumisen osastonhoitajien kokemuksia Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönotosta Theseus -palvelussa. 

Lisätietoja

Tarja Jehkonen
Sosiaalisen kuntoutuksen johtaminen ja kehittäminen YAMK
tarja.jehkonen@student.laurea.fi