YAMK-opinnäyte: Kiinteistöjen ja kiinteistöjä hallinnoivien yhtiöiden torjuntatoimenpiteet COVID-19 -pandemianhallintaan

Koko maailman huomio kiinnittyi vuonna 2020 maaliskuussa epidemian torjuntaan WHO:n (World Health Organizati-on) julistettua COVID-19 maailmanlaajuiseksi pandemiaksi. Pandemian levitessä valtioiden johtajat, kansanterveydestä vastaavat viranomaiset sekä koko yhteiskunnat ja niiden toimijat, mukaan lukien kiinteistöjen omistajat ja kiinteistöjä hallinnoivat yhtiöt alkoivat etsiä ratkaisuja tilanteeseen. Tutkimuksessani oli kaksi eri tutkimuksellista osiota, joiden tarkoituksena oli selvittää, miten valtion toiminta ja valtion pandemian jatkuvuussuunnitelmat vaikuttavat kiinteistöliiketoimintaan ja olisiko mahdollista määrittää torjuntatoimenpiteiden tehokkuus vastaamaan tiettyä pandemiatasoa. Tutkimukseni tulokset osoittavat, että kehittämällä kansainvälisesti toimialakohtaisia pandemian hallintakeinoja, torjuntatoimenpiteet olisivat helpommin kohdennettavissa ja toimeenpantavissa, jolloin niiden vaikutuksia liiketoimialaan voitaisiin paremmin hallita.  

Pandemian hallinta on globaali haaste, johon voidaan vastata kehittämällä toimialakohtaista varautumista

Kiinteistötoimiala tarjoaa kautta maailman ympäristöjä, joissa he voivat joka päivä vierailla, työskennellä, tehdä ostoksia, syödä, tavata muita tai vain yöpyä ja nauttia olosta. Globaalisti näitä kiinteistöjä löytyy kaikkialta, niitä ovat mm. hotellit, toimistot, ostos- ja messukeskukset, monitoimiareenat ja liikenneasemat muutamia mainitakseni. Niiden menestymisen ja liiketoiminnan jatkuvuuden takaavat asiakkaat, vuokralaiset sekä niissä toimivat sidosryhmät. Liiketoiminnan ylläpito pandemiatilanteessa perustuu yrityksen riskienarvioinnin onnistumiseen sekä sen jatkuvuudenhallinnan suunnitelmien tehokkuuteen. Kiinteistötoimialalla jatkuvuuden hallinnan onnistuminen vaatii erityisesti kaikkien sidosryhmien huomioimista riskien ja jatkuvuuden hallinnan suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa. Kansallinen lainsäädäntö ja viranomaisohjaus sekä niiden määrittelemä toimialakohtainen säätely on aiheuttanut kiinteistötoimialan pandemian hallintaan haasteita. Yritykset eivät olleet varautuneet toimitilojen osittaisiin tai täydellisiin sulkemisiin.

Tutkimuksessa haastateltiin kolmea kiinteistötoimialalla toimivaa riskien ja jatkuvuuden hallinnan asiantuntijaa, joilla on kymmenien vuosien kokemus alalta. Asiantuntijat valittiin globaalin näkemyksen esille saattamiseksi eri puolilta maailmaa Ruotsista, Ranskasta ja Etelä-Afrikasta. Keskeisinä tuloksina tutkimuksessa saatiin kansainvälisesti hallitusten ja viranomaisten toiminnasta esille tulleet viisi kehittämiskohtaa ja kolme pandemian hallintakeinoja tukevaa toimenpidettä. 

Kansallisen lainsäädännön ja viranomaistoiminnan kehittämiskohdat ja tuki

Tutkimuksen tuloksia valtioiden toiminta ja pandemian jatkuvuussuunnitelmien vaikuttavuutta kiinteistöliiketoimintaan voidaan käyttää apuna kehittäessä kansallista lainsäädäntöä tulevien pandemioiden ja kansallisten jatkuvuuden hallinta suunnitelmien kehittämisessä. Koska kansainvälinen sekä kansallinen lainsäädäntö vaikuttavat kiinteistöliiketoimialan pandemian jatkuvuuden hallintaan merkittävästi tutkimuksessa selvitettiin keskeiset kehittämiskohdat sekä sitä tukevat toimenpiteet. 

Haasteita esiintyi globaalisti ensinnäkin reaktio- ja reagointiajoissa. Toisinaan toimenpiteet säätelyyn otettiin käyttöön välittömästi ilman, että yrityksille annettiin mahdollisuutta valmistautua sulku tai avaustoimenpiteisiin kun taas toisinaan koko kaupunkeja koskevia sulkutoimenpiteitä kommunikoitiin vuorokausia aiemmin, jolloin ihmiset ennakoivat tulevat muutokset ja lähtivät sulkujen alta sankoin joukoin pois. Ihmisten luottamuksen säilymiseen vaikuttivat hallituksen ja viranomaisten virheellinen informaatio. Näiden toimesta uusien säädösten voimaan saattaminen osoittautui haasteelliseksi. 

Lainsäädännön ja politiikan sääntelyssä koettiin useita heikkouksia. Lainsäädännön puuttuessa se korvattiin useilla eri täytäntöönpano variaatioilla, jotka eivät olleet tehokkaita valvonnan puuttuessa. Niissä maissa, joissa lainsäädäntö ja valvonta toimivat, säädösten suhteuttaminen ja tulkinta toimialalla koettiin haasteelliseksi. Samoin kuin toimialan tuntemus lainsäätäjien ja viranomaisten osalta todettiin heikoksi. Viranomaisten tekemien säädösten vaikutuksia liiketoimintaan ei ollut osattu arvioida ja ne aiheuttivat jopa liiketoiminnan lakkaamisen. 

Viestinnällisiä puutteita olivat säädösten kompleksisuus ja tulkinnallisuus. Määräyksiä ei nähty selvinä vaan niissä koettiin olevan joko puutteita, epäselviä ilmauksia tai ne koettiin epätasa-arvoisiksi ja näistä syistä niiden jalkautuminen ei ollut tehokasta.

Tutkimuksessa löydettyjä liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaa tukevia toimenpiteitä voidaan edelleen vahvistaa ja kehittää vieläkin tehokkaammiksi ja selkeämmiksi. Liiketoimialan jatkuvuuden hallintaa tukevia toimenpiteitä löydettiin haastatteluissa kolme keskeistä asiaa hallituksien sekä viranomaisten säätelyssä. Positiivisia vaikutuksia arvioitiin haastateltavien osalta olleen tehokkaissa viestintä- ja tiedotuskanavissa, joiden kautta ihmiset saivat viikoittaisia tiedotteita pandemian kehittymisestä sekä tulevista toimenpiteistä tai lainsäädäntöihin suunnitelluista muutoksista. Tiedon löytäminen koettiin helpoksi, vaikkakin niistä viestiviä kanavia saattoi olla useita. 

Kansallisia pandemian hallinnan jatkuvuus ja toimintasuunnitelmia pidettiin hyvinä, jos niitä oli käytössä. Erityisesti eri toimialoille kohdennettuja toimintasuunnitelmia pidettiin edistyksellisinä liiketoimintojen sekä yhteiskunnan toimivuuden kannalta. Kun kansallisia pandemian hallinnan suunnitelmia ei ollut käytettävissä ja viranomaisohjaus puutui, alkoivat toimialojen keskussäätiöt suunnittelemaan ja toteuttamaan vapaaehtoisia säätelytoimenpiteitä. Kaikissa maissa positiivisena liiketoiminnan jatkuvuuden hallintatoimenpiteiden tukena koettiin hallituksen ja viranomaisten työn onnistuminen terveydenhuollon kapasiteetin turvaamisessa sekä helposti ymmärrettävien ja kansalaisille annettujen selkeiden toimintaohjeiden viestinnän onnistumisessa. 

Kiinteistötoimialalle olisi mahdollista luoda pandemiatasoa vastaava toimintalista

Kiinteistötoimialalla on useita riskien- ja jatkuvuuden hallintaan keskittyneitä yrityksiä, joiden tarkoituksena on kehit-tää ja tukea toimialan turvallisuusjohtamisen kehitystä. Tutkimuksen taustatietoina käytetiin SAFE Asset Groupin tuottamaa COVID-19 Compliant standardin sisältöä sekä sen Suomen Kauppakeskusyhdistykselle 2021 luomaa opasta parhaista käytännöistä koronapandemian hallinnassa. 

Tässä tutkimusosuudessa selvitettiin kiinteistötoimialan COVID-19- pandemian hallinnan standardin toimenpiteiden ja käytäntöjen soveltuvuutta määrittää niiden avulla pandemia tasoja vastaava toimintalista. Tutkimus toteutettiin teemakyselyn avulla, johon vastasi 15 kiinteistöturvallisuus johtamisen ammattilaista 5 eri maasta. Tutkimuksessa muodostui kyselyssä käytetyn 71 kohtaisen toimenpideluettelon kautta toimintalista, jossa määritettiin toimenpiteet neljälle eri pandemian leviämistasolle. Tutkimuksessa syntynyttä toimintalistaa voidaan jatkossa käyttää kiinteistötoimialalla pandemian jatkuvuuden hallinnan suunnitelmien luomisessa tai pandemian edetessä puitteena suunnitelmien ja tarkistuslistojen laatimiselle, jolla voidaan löytää ratkaisuja liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaan.

Tutkimuksessa todettiin, että kysely ei kuitenkaan ollut oikea tapa määrittää toimintalistaa, koska kysymysten sekä kyselyn tulkinnassa havaittiin vastaajien keskuudessa epäselvyyttä sekä ohjeiden tulkintaeroja. Tutkimuksessa kuitenkin selvitettiin, että tehokkailla toimenpiteillä, suosituksilla ja ohjeilla, jotka olisi kehitetty yhteistyössä alan johtavien toimijoiden ja yhdistysten, viranomaisten sekä muiden tärkeiden sidosryhmien kanssa, olisi mahdollista luoda erittäin tehokkaat toimintaohjeet pandemian hallintatoimenpiteiksi. Näiden toimintaohjeiden ja niiden valvonnan avulla voitaisiin jatkossa varmistaa liiketoiminnan jatkuvuutta, lainsäädännön ja vaatimusten noudattamista tehokkaammin. Vaikeissakin pandemiatilanteissa se varmistaisi liiketoiminnan jatkuvuuden ja rajoitusten noudattaminen olisi selkeämpää ja yhteneväisempää koko liiketoimialalla sekä sen valvonta helpottuisi. 

Kvalitatiivisella tutkimuksella pyritään ymmärtämään tutkittavaa ilmiötä 

Opinnäytetyö perustuiukvalitatiiviseen tutkimukseen, jonka tarkoituksena on pyrkiä ymmärtämään tutkittavaa ilmiötä ja sen syvempää merkitystä. Tutkimuksen toimintaympäristönä tarkasteltiin kansainvälisten toimijoiden kuten WHO:n ja ECDC:n (European Center for Disease Prevention and Control) ohjeistuksia pandemian hallinnassa sekä Suomen kansallista lainsäädäntöä ja viranomaisohjauksen vaikuttavuutta kiinteistötoimialaan pandemian aikana. Opinnäytetyössä käytettiin tutkimusmenetelminä puolistrukturoitua teemahaastattelua sekä teemakyselyä selvittämään vastauksia määriteltyihin tutkimuskysymyksiin. Haastattelut suoritettiin temaattisena haastatteluna puolistrukturoidulla haastattelumenetelmällä ja haastattelut analysoitiin teorialähtöisen sisällönanalyysin avulla. 

Opinnäytetyön tekijän mukaan valmiin mallin kehittäminen vaatii lisätutkimusta ja -kehitystä. Lisätutkimusta ja selvittämistä tarvittaisiin kansainvälisten pandemian hallintatoimenpiteiden luomiseen eri liiketoimialoille. Ei ainoastaan terveydenhuollon näkökulmasta, vaan yhteiskunnan toiminnan, kansallisen ja kansainvälisen kaupan toimivuuden turvaamiseksi.

Tutustu opinnäytetyöhön "COVID-19 pandemic control measures for real estate assets and management companies" Theseus-palvelussa. 

Lisätietoja:

Minna Länsimies

Turvallisuusjohtaminen, YAMK, Laurea, Leppävaara

minna@safeassetgroup.com