YAMK-opinnäyte: Etätyöstä tuli uusi normaali – pysyvätkö virtuaalisten tiimien esimiehet mukana?

Kevät 2020 muutti koronavirustilanteen myötä työelämää ja työntekemisen muotoja. Koronapandemian myötä etätyön määrä on kasvanut globaalisti ennennäkemättömiin lukuihin. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö Eurofoundin huhtikuussa 2020 julkaiseman kyselyn mukaan Suomi on Euroopan maista kärjessä, kun vertaillaan etätöihin siirtyneiden osuutta työllisistä. Suomessa työllisistä noin 60 prosenttia on ilmoittanut aloittaneensa etätyöt koronavirustilanteen takia ja Ylen uutisten mukaan heistä puolet eivät ole luopumassa etätyöstä. Etätyöstä on tullut uusi normaali työntekemisen muoto.

Etätyö ei ole julkisella sektorilla tai suomalaisessa työelämässä uusi asia. Vuonna 2019 julkaistun työelämäbarometrin  mukaan etätyötä tekee eniten julkisen sektorin palkansaajat ja noin 90 prosenttia käyttää virtuaalisia työvälineitä jokapäiväisessä työssään. Etätyön suosio on perustunut siihen, että työ- ja perhe-elämän yhdistäminen ja oman ajan arvostus ovat nousseet yhä tärkeämmäksi arvoksi työikäisillä. Suosiostaan huolimatta etätyö on tuonut mukanaan myös haasteita ja nämä haasteet ovat sidoksissa etätyön johtamiseen. On huolestuttavaa, että esimerkiksi Erton kyselyn mukaan vastaajista puolet kertoo, ettei heidän työtaakkaansa tai jaksamistaan seurata. Joka neljäs kokee, ettei ole saanut kriisiaikana riittävän hyvää ohjeistusta etätyön tekemiseen.

Kehittämistyöllä tuettiin esimiesten etäjohtamistaitoja

Hyvän etäjohtamisen kokonaisuutta selvitettiin Yrityksen kasvuun johtaminen -YAMK-koulutuksen opiskelijan Taru Raappanan Onnistu etäjohtaja – esimiestyön kehittäminen yrityspalveluissa- opinnäytetyössä. Opinnäytetyön aiheena oli Uudenmaan työ- ja elinkeinotoimiston yrityspalveluiden tiimiesimiesten etäjohtamistaitojen kehittäminen. Tavoitteena oli selvittää, mitä hyvän johtajan tulee tietää etäjohtamisen eduista ja haasteista sekä luoda kuvaus, miten etätyötä johtava esimies voi rakentaa tehokkaan tiimin ja tukea sen toimintaa.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä kevään 2020 aikana. Kehittämistyön keskeisten tuloksien perusteella etäjohtamisen kehittämiskohteet liittyivät sosiaalisen eristäytyneisyyden tunteisiin, itsensä johtamisen haasteisiin ja epäselviin toimintaohjeisiin. Virtuaalisen tiimityön myötä luottamuksellinen ilmapiiri oli heikentynyt ja viestintä näkyi epäjohdonmukaisena. Haasteena oli myös sitouttaminen motivoinnin, luottamuksen, yhteisöllisyyden ja yhteisten päämäärien avulla.

Opinnäytetyössä myös kuvattiin, miten etäjohtaja johtaa onnistuneesti itseään sekä tukee tiiminsä itseohjautuvuutta. Tulosten pohjalta Uudenmaan TE-toimiston esimiehille rakennettiin hyvän etäjohtajuuden kokonaisuus käytännön pelisääntöoppaaksi. Oppaassa on etätyömääritelmän ja etätyösopimuksen lisäksi seuraavat asiat: toimintaa ohjaavat arvot, tavoitteet, roolit, viestintä ja tiedotus, itsensä johtaminen ja kokouskäytänteet. Tavoitteena on, että opas toimii virtuaalisen tiimin toimintaa ohjaavana ja sen avulla tiimiesimies voi kehittää esimiestaitojaan kohti hyvää etäjohtajuutta.

Esimies, kehitä omia etäjohtamistaitojasi!

Esimies voi vastata etätyön tuomiin haasteisiin hyvän etäjohtajuuden kokonaisuudella. Etätyön aiheuttama fyysinen etäisyys tulee toki ottaa huomioon kaikissa johtajuuden rooleissa, mutta esimiehen tulee olla etenkin hyvä ihmisten johtaja. Ihmisten johtajuuden kokonaisuus koostuu yhteisten arvojen määrittelystä, itsensä johtamisen tukemisesta ja tiimiläisten arvojen, osaamisten ja tarpeiden tunnistamisesta. Esimiehen tulee tuntea itsensä hyvin, koska omien sisäisten mallien tarkastelu on olennainen osa kehittymistä kohti hyvää etäjohtajuutta ja myös itsensä johtamisen edellytys. Esimies on vastuussa yhteisöllisyyden tunteen rakentamisesta, mikä on riippuvainen siitä, miten luottamuksellinen ilmapiiri tiimissä on. Johtajuutta toteutetaan niin, että se estää tiimiläisten eristäytyneisyyden tunteita ja lisää psykologista läheisyyttä. Hyvä ihmisten johtaja ymmärtää tiimiälyn merkityksen ja tukee yhteisöllisyyttä. Virtuaalisen tiimin esimies osoittaa arvostusta hyväksymällä erilaisuuden ja virheet, antamalla säännöllisesti palautetta ja olemalla aktiivisesti vuorovaikutuksessa tiimiläisten kanssa. Ihmisten johtajuudella vastataan arvoihin kuten luottamuksen rakentamiseen etätyössä. Kolmikantaiseen johtajuuteen kuuluu myös asiajohtajuus, millä mahdollistetaan toiminta yhteisten pelisääntöjen muodossa, viestintäjohtajuudella toteutetaan suunnitelmallista ja avointa viestintää. 

Opinnäytetyön lähestymistavaksi valittiin kehittämistutkimus. Kehittämistyön aineistonkeruumenetelmiksi valittiin teemahaastattelu, kaksi osallistavaa ideointityöpajaa ja puolistrukturoitu kysely tiimiesimiehille. Tulosten analyysi tehtiin sisällön analyysinä ja sisällönanalyysitaso on teoriaohjaava.

Etätyö ja virtuaalisen tiimin johtaminen rakentuu taidosta vastata tämän hetken johtamisen haasteisiin, mitkä ovat sidoksissa digitalisaation nopeaan kehitykseen, hajautettuihin organisaatioihin ja koulutettujen ammattilaisten sitouttamiseen.

Hyvälle etäjohtajalle on tärkeää hallita kaikki kolme johtamisen ulottuvuutta, sopeuttaa toiminta omiin arvoihin ja huolehtia siitä, että psykologinen läheisyys säilyy, vaikka tiimiläiset työskentelevät etänä.

Tutustu opinnäytetyöhön Theseus-palvelussa.

Lisätietoja:

Taru Raappana, opinnäytetyön tekijä
Yrityksen kasvuun johtaminen (YAMK)
taruraappana@gmail.com, puh. +358 44 562 99 35