YAMK-opinnäytetyö: Kirjallisen raportoinnin merkitys rotaatioiden välisessä tiedonkulussa katastrofivalmiusyksiköissä
YAMK-opiskelija, sairaanhoitaja Johanna Arvo, tutki opinnäytetyötutkimuksessaan ERU:ssa tapahtuvan tehtäväkohtaisen kirjallisen raportoinnin merkitystä työn tehokkaaseen jatkuvuuteen. Arvon työ pohti miten rotaatioiden välistä tiedonkulkua voitaisiin tehostaa ja näin lisätä myös johtamisen laatua.
Uutinen 20.12.2018
Punaisen Ristin Emergency Response Unit eli ERU (vapaasti suomennettuna katastrofivalmiusyksikkö) voidaan lähettää minne tahansa maailmalle maahan, jossa on tapahtunut esimerkiksi vakava luonnonkatastrofi tai onnettomuus. Yksiköiden mukana maailmalle lähtee joukko eri alojen ammattilaisia, jotka hoitavat tehtäviään aina kuukauden kerrallaan työjaksossa, jota kutsutaan rotaatioksi. Jotta tiedonkulku olisi mahdollisimman jouhevaa sekä tehokasta, tulisi jokaisen tehtäväänsä suorittavan henkilön huolehtia työnsuorittamisen kannalta oleellisen tiedon tehokkaasta siirtämisestä seuraavalle henkilölle kuukauden työrupeaman päätteeksi.
Laurea-ammattikorkeakoulun YAMK-opiskelija, sairaanhoitaja Johanna Arvo, tutki opinnäytetyötutkimuksessaan ERU:ssa tapahtuvan tehtäväkohtaisen kirjallisen raportoinnin merkitystä työn tehokkaaseen jatkuvuuteen. Arvon työ pohti miten rotaatioiden välistä tiedonkulkua voitaisiin tehostaa ja näin lisätä myös johtamisen laatua.
Tutkimus tarjoaa työn tilaajalle työkaluja kehittää rotaatioiden välistä tiedonkulkua sekä antaa ideoita raportoinnin yhdenmukaistamiseen ja täten tehokkaampaan käyttöön.
Suusanallinen raportointi täydentää kirjallisen raportin
Punaisen Ristin ERU:t voivat tuottaa palveluita erilaisiin tarpeisiin muun muassa terveyspalveluista logistiikkaan sekä IT-tukipalveluihin, riippuen kohdemaan tarpeista. Työntekijät yksiköihin tulevat pääosin ERU-yksikön lähettävästä maasta, mutta usein isoimmissa yksiköissä, kuten terveysklinikoilla, työntekijöitä on kaikkialta maailmasta. Juuri isoimmissa yksiköissä tiedonkulun tärkeys korostuu niin työn jatkuvuuden kuin myös laadun varmistamisen näkökulmista.
Kirjalliseen raportointiin tai tehtäväkohtaisen, henkilöiden välillä tapahtuvaan tiedonvälitykseen, ei ole ollut tähän asti käytössä yhdenmukaista työkalua tai virallista ohjeistusta. Raportteja on toki kirjoitettu ja tietoa välitetty, mutta kukin henkilö on tehnyt sen parhaaksi katsomallaan tavalla. Haastatteluiden perusteella oli aiheellista olettaa, että kirjallisen raportointityökalun kehittämisen lisäksi olisi tarpeellista kehittää myös oman työtehtävän siirtoa seuraajalle, lyhyen perehdytyksen muodossa. Kirjallinen raportti antaa tarvittavan ohjeistuksen sekä toimii muistijälkenä uuden rotaation työntekijälle. Suullinen raportointi täydentää kirjallista raporttia.
Tehokkaan raportoinnin mahdollistavat tekijät sekä hyödyt
Jotta raportointi ja tehtävien siirto toimisi mahdollisimman hyvin, tulisi jokaiselle työntekijälle antaa koulutus uuden raportointityökalun käyttämiseksi. Raportoinnin tulisi olla osa ERU-henkilöstön peruskoulutusta. Lisäksi kokeneemmille avustustyöntekijöille tulisi järjestää riittävästi täydennyskoulutusta aiheesta. Tämän lisäksi kenttätyössä ERU-tiimin johtajan tulisi kannustaa säännöllisesti kirjaamaan tärkeitä asioita raporttiin siten, että tietoa kerätään koko oman kuukauden mittaisen työrupeaman ajalta eikä vain pikaisesti kirjata joitain asioita lähtöä edeltävänä iltana. Mikäli raportointi onnistuu henkilöiden välillä, työteho säilyy, vaikka henkilöt vaihtuvat. Lisäksi tiiminjohtaja saa säännöllisesti tietoa toiminnan etenemisestä kirjallisten raporttien muodossa.
Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluina, joita varten haastateltiin seitsemää Punaisen Ristin esimiestehtävissä ollutta avustustyöntekijää.
Lisätietoja:
Johanna Arvo
Opinnäytetyön tekijä
Degree Programme in Global Development and Management in Health Care
Puh. +358 40 726 3156, +60 19 850 1051