Siirry sisältöön

YAMK-opinnäytetyö: Käyttäytymistaloustiede ja palvelumuotoilu esimiesten apuna perehdytyskokemuksen kehittämisessä

YAMK-opiskelija Sanna Pasonen-Hult tutki opinnäytetyössään toimihenkilöiden perehdytysprosessin kehittämistä esimiesten päätöskäyttäytymisen ymmärryksen avulla.

Uuden työntekijän perehdytys tulisi nähdä rekrytointiprosessin loppuunsaattamisena, jossa tähdätään tulokkaan motivaation ylläpitämiseen ja stressin vähentämiseen. Onnistunut perehdytys lisää tulokkaan työnimua, sitoutumista ja työhyvinvointia, ja vähentää siten työntekijöiden vaihtuvuutta. Perehdytyksen arvioidaankin vähitellen kasvavan rekrytoinnin kaltaiseen, strategiseen rooliin organisaatioissa.

Perehdytyksen suunnittelussa ja läpiviennissä esimiehillä on usein keskeinen rooli ja esimiesten toiminnalla on suuri vaikutus tulokaskokemuksen synnyssä. Sanna Pasonen-Hultin opinnäytetyössä tavoitteena olikin perehdytyksen kehittäminen perehdyttävien esimiesten näkökulmasta, ymmärtämällä millaisia kokemuksia ja haasteita esimiehillä on perehdytyksen läpiviennissä.

Erityisesti uusille, ensimmäistä kertaa perehdyttäville esimiehille perehdytys näyttäytyy sirpaleisena prosessina, jossa esimiehen tulisi osata ja muistaa tehdä paljon valmistelevia tehtäviä eri järjestelmissä ajoissa ennen uuden työntekijän saapumista. Esimiesten käyttöön tarkoitetut perehdytysohjeet ja -välineet tulisikin luoda juuri uusia esimiehiä ajatellen, jolloin paremmasta ymmärrettävyydestä ja järjestelmien käytettävyydestä hyötyisivät myös kokeneemmat esimiehet.

Perehdytystä tarkasteltiin myös esimiehen päätöskäyttäytymiseen vaikuttamisen näkökulmasta ja mahdollisuuksina luoda päätöksiin vaikuttavia tuuppauksia esimiesten toiminnan tueksi. Tuuppaus on päätöksentekoon ennakoitavalla tavalla vaikuttamaan pyrkivä toimenpide, joka ei kuitenkaan rajaa pois toimijan muita päätösvaihtoehtoja. Esimiesten päätöskäyttäytymisessä voidaan nähdä useita erilaisia päätöksenteon vinoumia, joihin vaikuttamalla pystytään vaikuttamaan samalla myös uuden työntekijän perehdytyskokemukseen. 

Perehdytyskokemuksessa on kriittisiä osa-alueita, joissa onnistumiseen tulisi erityisesti panostaa. Näitä ovat ensimmäinen työpäivä valmisteluineen, jatkuva vuorovaikutus ja molemmin puolinen palaute, perehdytyssuunnitelman seuranta sekä perehdytyspalautteen jaksotettu kerääminen. Keskittämällä tuuppauksia näiden onnistumiseen, voidaan kehittää paitsi esimiesten toimintaa, sen kautta myös uusien työntekijöiden kokemuksia perehdytyksestä.

Päätöksenteon vinoumien näkökulmasta uudet esimiehet ovat ylioptimistisia sekä perehdytyksen valmisteluihin tarvittavan ajan että ylipäätään perehdytyksen onnistumisen suhteen.  Tällöin tuuppaus tulisi keskittää valmistelun oikea-aikaiseen aloittamiseen sekä molemmin puolisen palautteenannon varmistamiseen. Perehdytyksessä kokeneempien esimiesten päätöksissä vaikuttavat puolestaan aiemmat kokemukset ja tulkinnat perehdytyksestä. Tällöin esimies saattaa jatkaa vanhaa toimintatapaansa, mikäli ei saa vihjeitä tai palautetta muuttaa sitä.

Opinnäytetyön menetelmällisenä lähestymistapana hyödynnettiin palvelumuotoilua. Tutkimuksessa 12 esimiestä osallistui perehdytysprosessia koskeviin teemahaastatteluihin sekä käytettävyys- ja sisältötesteihin, joissa luotiin ymmärrystä perehdytyksen ohjeiden ja järjestelmien toimivuudesta ja kipupisteistä esimiesten näkökulmasta. Aineistosta luotiin myös perehdyttävät esimiespersoonat ja näiden asiakaspolkukuvaukset perehdytyksen suunnittelussa ja toteutuksessa. Ratkaisuja esimiesten haasteisiin pohdittiin yhteiskehittämistyöpajassa henkilöstöyksikön edustajien ja esimiesten kanssa.

Opinnäytetyössä kuvataan perehdytyksen parhaita käytäntöjä, joiden hyödyntämisessä jokaisen organisaation tulisi olla aktiivinen, sillä hyvällä perehdytyksellä luodaan tuottavampia työntekijöitä. Esimiesten päätöskäyttäytymisen ymmärtäminen ja käyttäytymistaloustieteen näkökulmat sinänsä auttavat HR-toimintoa kehittämään omaa viestintäänsä ja toimintaansa. Palvelumuotoilu ja käyttäytymistaloustieteen sovellukset ovat osa henkilöstöjohtamisen kehittymistä 2020-luvulla. Tuloksia ja menetelmiä voidaan soveltaa paitsi perehdytyksen kehittämiseen, myös muiden HR-prosessien työntekijälähtöiseen kehittämiseen.

Lisätietoja

Sanna Pasonen-Hult
opinnäytetyön tekijä
Päätöksenteon ilmiöt johtamisessa, kehittämisessä ja asiakastyössä (YAMK)
sanna.pasonenhult@gmail.com